Reglugerð um innkaup ríkisins - Brottfallin
Breytingareglugerð:
REGLUGERÐ
um innkaup ríkisins.
I. KAFLI
Gildissvið og skilgreiningar.
1. gr.
Reglugerð þessi tekur til allra innkaupa á vegum ríkisins.
Ákvæði 33. gr. og XII. kafla reglugerðar þessarar taka einnig til innkaupa á vegum sveitarstjórna, samtaka þeirra og stofnana. Sama gildir um innkaup annarra aðila sem reknir eru að mestu leyti á kostnað ríkis og sveitarstjórna eða annarra opinberra aðila eða lúta yfirstjórn þessara aðila eða ef rekstur þeirra er undir yfirstjórn eða eftirliti stjórnar þar sem meiri hluti stjórnarmanna er skipaður af ríki eða sveitarstjórn eða öðrum opinberum aðilum. Ákvæði 33. gr. og XII. kafla gilda einnig þegar aðilar samkvæmt 2. málslið greiða meira en helming kostnaðar við innkaup sem annar aðili býður út og semur um. Þá gilda ákvæði 33. gr. og XII. kafla um innkaup fyrirtækja sem sinna vatnsveitu, orkuveitu, fjarskiptum eða flutningum með almenningsvögnum á grundvelli sérleyfa eða annars konar einkaréttar sem veittur er af opinberum aðilum.
2. gr.
Öllum stofnunum og fyrirtækjum sem ríkið á 50% eða stærri eignarhlut í eða leggur meira en 50% til framkvæmda eða reksturs, er skylt að fylgja þessari reglugerð. Sama á við um sameiginlegar framkvæmdir ríkis og sveitarfélaga.
Opinber félög og sjálfseignarstofnanir eru háð þessum reglum ef um þau gildir eitthvert eftirfarandi atriða:
1. Opinber styrkur sem þau njóta nemur meira en 50% af rekstrarkostnaði.
2. Rekstur þeirra er undir yfirstjórn eða eftirliti hins opinbera skv. lögum, reglugerðum eða með öðrum hætti.
3. Meirihluti stjórnar er skipaður af ríki eða öðrum opinberum aðilum.
4. Stofnun eða fyrirtæki er í eigu ríkisins og nýtur einkaréttar, einkasölu eða verndar á framleiðslu og sölu á afurðum.
Auk þessa er eftirtöldum aðilum skylt að fylgja þessum reglum:
1. Ef ríkið kostar eða felur viðkomandi aðila rannsóknarstarf eða framkvæmdir.
2. Ef ríkið felur einkafyrirtæki að framkvæma eitthvað eða kaupa vöru skal tilgreint í samningi að viðkomandi einkafyrirtæki skuli virða þessar reglur.
3. Ef ríkið styrkir framkvæmdir um 50% eða meira.
3. gr.
Orðskýringar.
Í reglugerð þessari hafa eftirfarandi orð merkingu sem hér greinir:
Opinber innkaup: Kaup ríkisins á vörum, þjónustu og framkvæmdum þegar meira en helmingur andvirðis kaupanna er fjármagnaður með framlögum úr ríkissjóði.
Útboð: Þegar kaupandi leitar skriflegra, bindandi tilboða í verk, vöru eða þjónustu frá fleiri en einum aðila, samkvæmt sömu upplýsingum og innan sama frests.
Almennt útboð: Útboð þar sem ótilteknum fjölda er með auglýsingu gefinn kostur á að gera tilboð.
Lokað útboð: Útboð þar sem tilteknum aðilum er einum gefinn kostur á að gera tilboð.
Kaupandi: Með kaupanda er átt við þann sem er kaupandi þess verks, vöru eða þjónustu sem boðin er út.
Bjóðandi: Með bjóðanda er átt við þann sem býður í það verk, vöru eða þjónustu sem boðin er út.
Forval: Val kaupanda á þeim sem fá að taka þátt í lokuðu útboði.
Samstarfsútboð: Útboð þar sem kaupandi leitar samstarfs við einn eða fleiri aðila að eigin vali um skilmála samnings.
Rammasamningur: Samningar sem mynda ramma utan um væntanleg eða hugsanleg kaup þeirra stofnana sem eru áskrifendur að samningunum. Samið er við einn eða fleiri seljendur um að áskrifendur samninganna geti keypt af þeim miðað við þá skilmála sem samningarnir kveða á um. Hvorki magn né umfang samnings er þekkt fyrirfram en byggist á þörfum kaupenda hverju sinni.
Tilboðstími: Sá tími sem bjóðandi hefur til að vinna tilboðið, þ.e. frá birtingu auglýsingar og fram að opnun tilboða.
II. KAFLI
Yfirstjórn opinberra innkaupa og starfsemi innkaupastofnunar.
4. gr.
Stjórn opinberra innkaupa.
Fjármálaráðherra skipar stjórn opinberra innkaupa til tveggja ára í senn. Stjórnin skal skipuð 3 mönnum og jafnmörgum til vara.
5. gr.
Verksvið stjórnar opinberra innkaupa.
Stjórnin skal gæta þess að opinberum innkaupum sé hagað á sem hagkvæmastan hátt og í samræmi við tilgang laga um opinber innkaup.
Stjórnin fylgist með framkvæmd útboða á vegum ríkisins, svo og innkaupum á vörum og þjónustu og samræmir starfsaðferðir. Í því skyni gefur stjórnin út leiðbeiningar um útboð og skyld málefni.
Stjórn opinberra innkaupa er jafnframt stjórn Ríkiskaupa.
Stjórnin skal skera úr um vafaatriði sem koma upp, eins og nánar er vikið að í reglugerð þessari.
Stjórnarmenn skulu víkja sæti ef rædd eru eða afgreidd viðskipti við fyrirtæki eða stofnanir sem þeir eiga hlutdeild í eða gæta hagsmuna fyrir. Stjórnin getur ákveðið um kaup á vörum og þjónustu samkvæmt tilboðum á grundvelli útboða að fenginni umsögn forstjóra og forstjóra hlutaðeigandi stofnunar. Ef ástæða þykir til skýtur stjórnin málefni til úrskurðar ráðherra.
6. gr.
Rekstur innkaupastofnunar.
Á vegum ríkisins skal rekin innkaupastofnun er heiti Ríkiskaup.
Ríkiskaup annast innkaup fyrir stofnanir sem reknar eru fyrir reikning ríkissjóðs að öllu eða einhverju leyti. Ber stofnunum þessum að láta Ríkiskaup annast innkaup sín.
Fjármálaráðherra getur þó að fenginni umsögn stjórnar opinberra innkaupa veitt einstökum ríkisstofnunum eða ríkisfyrirtækjum heimild til að annast eigin innkaup enda sé þeim hagað í samræmi við reglugerð þessa.
7. gr.
Forstjóri og starfslið.
Fjármálaráðherra skipar forstjóra Ríkiskaupa til fjögurra ára í senn að fenginni umsögn stjórnar opinberra innkaupa.
Forstjóri má hvorki hafa á hendi önnur störf, er snerta verslun og viðskipti, né vera í stjórn verslunarfyrirtækja. Hann skal hafa alhliða þekkingu og reynslu í viðskiptum.
Forstjóri annast daglegan rekstur Ríkiskaupa og ber ábyrgð á fjárreiðum stofnunarinnar og reikningshaldi. Forstjóri gerir tillögur um fjárhagsáætlun stofnunarinnar og leggur áætlunina fyrir stjórn til meðferðar. Á sama hátt skal gengið frá ársskýrslu.
Forstjóri ræður starfslið í samráði við stjórn stofnunarinnar. Enginn starfsmaður stofnunarinnar má annast viðskipti f. h. stofnunarinnar við fyrirtæki þar sem hann hefur hagsmuna að gæta.
Forstjóri undirbýr fundi stjórnar opinberra innkaupa, situr fundi hennar og sér um framkvæmd á samþykktum, sem stjórnin gerir, eftir því sem stjórnin ákveður hverju sinni. Hann gerir tillögur til stjórnar um ákvarðanatöku í sambandi við útboð, tilboð og kaup á vörum og þjónustu. Forstjóri tekur ákvarðanir um almenn útboð og vörukaup eftir nánari ákvörðun stjórnar.
8. gr.
Starfssvið Ríkiskaupa.
Ríkiskaup annast innkaup á innlendum og erlendum markaði á vörum og þjónustu fyrir opinberar stofnanir og fyrirtæki, rannsakar sameiginlegar þarfir á vörum og þjónustu og beitir sér fyrir samræmdum innkaupum. Einnig skal stofnunin láta í té viðskiptalega aðstoð og leiðbeiningu um einstök innkaup eftir því sem þörf gerist.
Stofnunin ráðstafar eignum ríkisins sem ekki er lengur þörf fyrir. Fjármálaráðherra getur ákveðið aðra málsmeðferð við sölu eigna ríkisins, þar á meðal fasteigna og skipa.
Ríkiskaup skulu viðhafa þá meginreglu að kaupa ekki inn aðrar vörur en þær, sem fyrirfram er vitað að ríkisstofnanir þarfnist, eða þær hafa pantað hjá stofnuninni.
Stofnuninni er eigi heimilt að binda fjármuni umfram fjárútvegun einstakra stofnana í kaupum á vöru og þjónustu, nema til komi heimild fjármálaráðuneytis.
9. gr.
Ríkiskaup selja eða útvega ríkisstofnunum og fyrirtækjum allar vörur á kostnaðarverði að viðbættri þóknun.
Fjármálaráðherra setur Ríkiskaupum gjaldskrá. Gjaldskráin skal miðast við að þóknun standi undir rekstri stofnunarinnar.
10. gr.
Ríkisstofnunum er skylt að veita Ríkiskaupum upplýsingar um innkaup á vörum og þjónustu, þegar óskað er, og ennfremur að tilkynna stofnuninni ef gæðakröfur og aðrir skilmálar af hendi seljanda eru ekki uppfylltir.
11. gr.
Reikningar Ríkiskaupa skulu endurskoðaðir af Ríkisendurskoðun og birtir í ríkisreikningi.
III. KAFLI
Það sem bjóða skal út.
12. gr.
Öll vörukaup og aðkeypta þjónustu yfir 3.000.000 kr. og framkvæmdir yfir 5.000.000 kr. skal bjóða út. Fjárhæðirnar miðast við verð án virðisaukaskatts.
Um viðmiðunarfjárhæðir vegna innkaupa sem skylt er að auglýsa á Evrópska efnahagssvæðinu gilda ákvæði 2. mgr. 50. gr. tl. 1-6.
Eftir því sem við á skal þeirri meginreglu fylgt að nota útboðsformið til verðákvörðunar við innkaup eða framkvæmdir undir þeim mörkum sem getið er í 1. mgr. Í öllum tilfellum skal gera verðsamanburð vegna innkaupa.
13. gr.
Allt sem verkkaupi leggur verktaka til fellur undir reglugerð þessa. Það sem verktaki þarf sjálfur að útvega og nota í verkið fellur ekki undir reglugerð þessa nema verktaki falli undir 2. gr. reglugerðar þessarar.
Samningur telst vera samningur um vörukaup, jafnvel þótt hann feli í sér flutning á ákvörðunarstað og uppsetningu. Ef vöruhlutinn er stærri en uppsetning eða önnur slík vinna er um vörukaup að ræða. Ef aftur á móti uppsetning eða önnur slík vinna er dýrari en sjálf varan þá er um verkkaup að ræða.
Flutningur á vöru er talinn með verði hennar.
14. gr.
Áætlun kostnaðar.
Við mat á áætluðu verði skal telja allan kostnað með nema virðisaukaskatt. Ef vörusali tekur notaðan hlut upp í kaupverð skal það ekki dregið frá verði. Ekki skiptir máli hvernig greitt er fyrir vöruna.
Sé fyrirhugað að kaupa sömu vöru í áföngum skal heildarverð allra áfanga samanlagt notað til viðmiðunar.
Ef um er að ræða vörukaup sem gerð eru reglulega yfir allt árið skal miðað við heildarverð í a.m.k. eitt ár og skal þá miðað við raunverulegt verð s.l. 12 mánuði eða áætlað verð næstu 12 mánuði.
Sé rammasamningur eða vörukaupasamningur gerður til lengri tíma en eins árs skal miðað við áætlað heildarverð allt samningstímabilið.
Ef samningur nær til lengri tíma en 12 mánaða og enginn ákveðinn lokadagur er tiltekinn skal áætla verð miðað við áætlaðan samningstíma, 4 ár.
Að jafnaði skal reikna flutning vöru með í vöruverði en ef vara er keypt FOB í erlendri höfn skal ekki telja flutning með í vöruverði. Vöru skal bjóða út ef FOB-verð hennar er yfir viðmiðunarverði og frakt skal bjóða út ef flutningsgjöld eru hærri en viðmiðunarverð.
Við leigu, fjármögnunarleigu og kaupleigu skal áætla verð með eftirfarandi hætti:
1. Ef samningstími er 12 mánuðir eða styttri skal miðað við heildarverð þess sem greitt er fyrir að viðbættu áætluðu afgangsvirði þegar samningurinn rennur út.
2. Ef samningstími er lengri en 12 mánuðir og ákveðinn lokadagur er í samningi (tímabundinn samningur) skal miðað við heildargreiðslur alls samningstímans að viðbættu áætluðu afgangsvirði þegar samningstími rennur út.
3. Ef samningstími er ótímabundinn eða óljóst hver samningstími verður skal margfalda meðalmánaðargreiðslu með 48.
4. Þegar valfrjáls ákvæði eru fyrirhuguð í kaupum skal reikna með hæstu mögulegri heildarupphæð kaupa, skammtímaleigu, langtímaleigu eða kaupleigu að meðtöldum valfrjálsum ákvæðum.
Óheimilt er að skipta innkaupum í þeim tilgangi að komast hjá útboði.
IV. KAFLI
Útboðsaðferðir.
15. gr.
Að jafnaði skal viðhafa almennt útboð.
Þegar verk eða þjónusta er flókin og vandasöm eða vara er sérhæfð er heimilt að viðhafa lokað útboð. Ávallt skal viðhafa forval fyrir lokuð útboð.
Samstarfsútboð skal aðeins nota þegar nothæf tilboð berast ekki eða að sannanlega er ekki til staðar nema einn seljandi á markaði.
16. gr.
Lokað útboð.
Allir sem áhuga hafa til þátttöku geta lagt fram ósk um að fá að taka þátt og eiga rétt á rökstuðningi verði þeir ekki valdir til þátttöku. Forval skal notað til að velja bjóðendur. Við val á fyrirtækjum sem gefinn er kostur á að bjóða skal gilda hlutlægt mat.
Með því að velja aðila til þátttöku í útboði, er því lýst yfir að viðkomandi aðili teljist hæfur til að vinna verkið eða bjóða ásættanlega vöru og verði ekki hafnað á öðrum forsendum en þeim að annað boð sé hagstæðara eða að öllum tilboðum sé hafnað.
Skylt er að geta allra þátttakenda í lokuðu útboði í útboðsgögnum.
17. gr.
Lokað hraðútboð.
Ef hraða þarf innkaupum má í sérstökum undantekningartilvikum nota lokað hraðútboð. Gera þarf stjórn opinberra innkaupa sérstaka grein fyrir þörf á slíku útboði. Sein vinnubrögð hjá viðkomandi stofnun geta ekki réttlætt að viðhafa lokað hraðútboð.
18. gr.
Samstarfsútboð.
Eingöngu er heimilt að efna til samstarfsútboðs ef önnur form útboða eru ekki nothæf.
Þegar samstarfsútboð er viðhaft skal gera sérstaka greinargerð um útboðið og aðdraganda þess. Skal hún send fjármálaráðuneytinu.
Heimilt er að viðhafa samstarfsútboð án undanfarandi útboðsauglýsingar í eftirfarandi tilvikum:
1. Þegar engin tilboð berast í tengslum við almennt eða lokað útboð.
2. Þegar vörur, sem um ræðir, eru eingöngu framleiddar vegna rannsókna, tilrauna, athugana eða þróunar. Þetta nær þó ekki til fjöldaframleiðslu sem ætlað er að skila hagnaði eða endurheimta rannsóknar- og þróunarkostnað.
3. Þegar aðeins ákveðinn seljandi getur framleitt eða afgreitt vöruna af tæknilegum eða listrænum ástæðum eða sökum þess að um vernd einkaréttar er að ræða.
4. Þegar ekki er hægt að standa við tiltekinn skilafrest í almennu eða lokuðu útboði af brýnni nauðsyn sem stafar af knýjandi þörf vegna atburða sem kaupandi gat ekki séð fyrir.
5. Þegar um er að ræða viðbótarafgreiðslu frá upphaflegum seljanda, sem ætlað er annaðhvort að koma að hluta til í stað venjulegra birgða eða búnaðar eða sem aukning á venjulegum birgðum eða búnaði og val á nýjum seljanda myndi skuldbinda kaupanda til að kaupa efni sem hefðu önnur tæknileg einkenni er samræmdust illa eldri tæknibúnaði eða leiddu til óeðlilega mikilla tæknilegra erfiðleika við rekstur og viðhald. Slíkir samningar svo og endurnýjaðir samningar skulu að jafnaði ekki gilda lengur en þrjú ár.
19. gr.
Fyrirspurn.
Fyrirspurn skal notuð þegar ljóst er að upphæð innkaupanna svarar ekki kostnaði við formlegt útboð sbr. 16. gr. Eftir sem áður skal standa að innkaupum með formlegum hætti og gefa sem flestum seljendum færi á að gefa sig fram.
Við fyrirspurn skal þess gætt að þeim seljendum sem taka þátt, sé ekki mismunað og farið sé eftir þeim reglum sem annars gilda í útboðum, eftir því sem við á.
20. gr.
Rammasamningar.
Ríkiskaup skulu gera rammasamninga, við einstaka viðskiptaaðila og láta ríkisstofnunum í té skrá yfir slíka viðsemjendur gegn hæfilegu gjaldi. Ber ríkisstofnunum að beina viðskiptum sínum til þeirra aðila. Til rammasamninga skal stofnað að undangengnu útboði.
V. KAFLI
Val á bjóðendum.
21. gr.
Bjóðendum skal ekki mismunað og allir skulu eiga jafnan rétt. Við almennt útboð skal öllum gefinn kostur á að leggja fram tilboð og jafnræðis skal gætt.
22. gr.
Forval.
Forval skal ávallt notað við val á bjóðendum í lokuðu útboði. Við lokað útboð ber að vanda val á bjóðendum og skal skilgreint vel í forvalsgögnum hvaða skilyrði væntanlegir bjóðendur skuli uppfylla. Val á milli bjóðenda skal vera hlutlægt og standa eingöngu milli þeirra sem hafa lagt fram ósk um slíkt innan þess frests sem gefinn var í útboðstilkynningu og forvalsgögnum.
Sjálft valið skal byggjast á þeim gögnum sem kaupandi hefur óskað eftir að bjóðendur leggi fram í forvalsgögnum. Þar er um að ræða upplýsingar um bjóðanda sem nauðsynlegar eru fyrir kaupanda við mat á fjárhagslegri og tæknilegri getu viðkomandi og hæfni hans til þess að uppfylla lágmarkskröfur sem gerðar eru til bjóðanda sem hugsanlegs seljanda.
23. gr.
Fjárhagsstaða.
Fjárhagsstaða bjóðanda skal vera það traust að hann geti staðið við skuldbindingar sínar gagnvart kaupanda.
Telji kaupandi nauðsynlegt að gera sér grein fyrir fjárhagsstöðu bjóðanda getur hann krafist að hann leggi fram upplýsingar um fjárhagsstöðu, staðfestar af banka, endurskoðaða reikninga fyrri ára, veltu síðustu ára og hlutdeild viðkomandi vöru, þjónustu eða framkvæmda í þeirri veltu. Einnig aðrar upplýsingar sem kaupandi telur nauðsynlegar.
Við val milli bjóðenda skal vísa bjóðanda frá ef eitthvert af eftirtöldum atriðum á við:
1. bjóðandi er gjaldþrota,
2. bjóðandi hefur gefið rangar upplýsingar, sýnt óheiðarleika í viðskiptum eða orðið á alvarleg fagleg mistök,
3. óskað hafi verið eftir því að bú bjóðanda verði tekið til gjaldþrotaskipta eða gert hafi verið árangurslaust fjárnám,
4. bjóðandi sé í nauðasamningum.
Kaupandi getur óskað eftir að bjóðandi sanni að ekki gildi um hann neitt af ofangreindu, ef um rökstuddan grun er að ræða. Kaupandi getur þó sjálfur orðið að sanna að bjóðandi hafi sýnt alvarleg fagleg mistök eða hann hafi gefið rangar upplýsingar.
Kaupandi getur óskað eftir að bjóðandi sanni að hann sé skráður samkvæmt lögum er gilda um viðkomandi starfsemi.
Vísa skal bjóðanda frá sé hann í vanskilum með opinber gjöld eða lífeyrissjóðsiðgjald starfsmanna.
24. gr.
Tæknileg geta.
Kaupandi getur óskað eftir að fá upplýsingar um tæknilega getu bjóðanda. Í útboðsgögnum skal þá tilgreina hvers konar tæknilegum upplýsingum kaupandi óskar eftir. Kaupanda er óheimilt að fara fram á meiri upplýsingar en nauðsynlegt er talið vegna kaupa á viðkomandi vöru.
Taka skal sanngjarnt tillit til rökstuddra óska bjóðanda um verndun upplýsinga um framleiðslu vegna samkeppnissjónarmiða.
Ef gæðaeftirlit er í höndum aðila utan fyrirtækis skal gefa samsvarandi upplýsingar um það fyrirtæki, t.d. opinberar eða viðurkenndar löggildingarstofur og eftirlitsstofnanir eða viðurkenndar rannsóknarstofnanir.
VI. KAFLI
Útboðsgögn.
25. gr.
Almennir skilmálar.
Eftirfarandi atriði eiga að koma fram í útboðsgögnum:
a. Lýsing á útboðinu þar sem kveðið er á um magn og annað sem máli skiptir.
b. Nafn kaupanda og allar upplýsingar um samskipti við umsjónaraðila útboðsins.
c. Upptalning á útboðsgögnum.
d. Tilboðstími og hvar og hvenær tilboð verða opnuð.
e. Afhendingar-/framkvæmdatími.
f. Gildistími tilboða.
g. Greiðslur/tryggingar.
h. Afhendingarskilmálar.
i. Á hvaða tungumáli skal skila tilboðum.
j. Forsendur fyrir vali tilboða.
k. Hvort leyfilegt sé að bjóða í hluta af útboðinu.
l. Frestur kaupanda til að taka tilboði.
m. Ekki má vísa til vörumerkja, einkaleyfa, gerða eða sérstaks uppruna eða framleiðslu, nema engin önnur leið sé til að lýsa efni útboðs með tækniforskriftum sem eru nógu nákvæmar eða skilmerkilegar fyrir alla viðkomandi aðila, enda fylgi slíkri tilvitnun orðalagið "eða jafngildur".
26. gr.
Tæknilegar útskýringar.
Verkinu eða vörunni skal lýsa eins nákvæmlega og þörf er á og mögulegt er. Teikningar fylgi þar sem við á. Einnig skal vísa í viðeigandi staðla.
Við framkvæmd útboða og samningagerð skal nota staðalinn IST 30 "Almennir útboðs- og samningsskilmálar um verkframkvæmdir", þar sem það á við.
27. gr.
Tilboðsblað.
Tilboðsblað skal vera hluti útboðsgagna. Tilgangur tilboðsblaðsins er annars vegar að tryggja að tilboð séu sett fram á sama hátt þannig að þau séu samanburðarhæf og hins vegar að tilboðum sé skipt upp í þær einingar sem nýtast kaupandanum best við framkvæmd útboðs, t.d. ef bæta þarf við tilboðið eftir á eða fella út einhverja hluta þess. Á umslagi sem tilboði er skilað í skal greina frá hverjum tilboðið er.
Framsetning á tilboðsblaði skal vera skýr, en þar skal koma fram magn í þeim einingum sem óskað er eftir að boðið sé í. Einnig er nauðsynlegt að gefa upp reiknigrundvöll sem notaður verður til að bera saman tilboðin.
Nauðsynlegt er að gera ráð fyrir eftirfarandi upplýsingum frá bjóðendum á tilboðsblaði:
a. gjaldmiðli
b. afhendingarstað
c. greiðsluskilmálum
d. flutningaskilmálum
e. þyngd og rúmmáli
f. dagsetningu
g. nafni bjóðanda
h. undirskrift
i. heimilisfangi
j. kennitölu
k. gildistíma.
l. upprunavottorði/framleiðslulandi
m frávikstilboði/aðaltilboði.
VII. KAFLI
Útboð.
28. gr.
Tilboðstími skal vera nægjanlega langur til að bjóðendur geti undirbúið tilboð sín en þó ekki skemmri en kveðið er á um í 29.- 32. gr.
Um innkaup á Evrópska efnahgssvæðinu gilda ákvæði XII. kafla um tilboðstíma og aðra tímafresti, sbr. þó 33. gr.
29. gr.
Tilboðstími í almennu útboði.
Frestur til að skila tilboðum skal vera minnst 15 almanaksdagar. Frestur reiknast frá deginum eftir að útboð er auglýst til og með opnunardegi. Allir almanaksdagar eru taldir með. Stjórn opinberra innkaupa getur í sérstökum tilfellum heimilað styttan skilafrest. Umsókn um slíkt skal vera skrifleg og henni þarf að fylgja ítarleg greinargerð þar sem fram kemur rökstuðningur.
30. gr.
Tilboðstími í lokuðu útboði.
Í forvali skal gefa minnst 15 almanaksdaga frá því að auglýsing er birt og aðilum er gefin kostur á að senda inn þátttökubeiðni. Þegar þeir sem gefinn verður kostur á að bjóða hafa verið valdir skal gefa minnst 10 almanaksdaga eftir að útboðsgögn hafa verið send út. Um útreikning á skilafresti gilda sömu reglur og um almenn útboð.
31. gr.
Tilboðstími í lokuðu hraðútboði.
Skilafrestur við lokað hraðútboð er minnst 10 almanaksdagar frá birtingu auglýsingar í forvali, en síðan 10 almanaksdagar eftir að gögn hafa verið send til þeirra sem valdir hafa verið til að bjóða.
32. gr.
Tilboðstími í samstarfsútboði.
Tilboðstími í samstarfsútboði fer eftir því sem þarf hverju sinni.
33. gr.
Afhending gagna.
Útboðsgögn skulu vera tilbúin til afhendingar innan þriggja daga frá birtingu auglýsingar ef útboð er eingöngu auglýst innanlands en fjórtán dögum frá birtingu auglýsingar ef útboðið er auglýst á Evrópska efnahagssvæðinu.
34. gr.
Vettvangsskoðun.
Ef ekki er unnt að gera tilboð án þess að bjóðendur fari í vettvangsskoðun, eða ef boðið er upp á vettvangsskoðun, verður að lengja fyrrnefndan tilboðsfrest sem nemur eðlilegum tíma til vettvangsskoðunar ef þess er óskað af bjóðendum.
35. gr.
Auglýsing útboða.
Skylt er að auglýsa útboð þeirra aðila sem tilgreindir eru í 2. gr., með áberandi hætti.
Til þess að tryggja árangursríka samkeppni um opinber kaup er nauðsynlegt að útboðsauglýsingar séu birtar þannig að allir þeir seljendur sem áhuga hafa eigi kost á að bjóða.
Upplýsingar sem gefnar eru í þessum auglýsingum eiga að gera seljendum kleift að gera upp við sig hvort þeir hafi áhuga á þeim kaupum sem verið er að bjóða út. Í þessu skyni ber að gefa nauðsynlegar upplýsingar um það sem ætlað er að kaupa.
Þegar um er að ræða lokuð útboð skal gæta þess að með auglýsingu sé seljendum gert kleift að láta í ljós áhuga sinn á samningi um kaup með því að fara fram á það við kaupanda að þeim verði boðið að gera tilboð að uppfylltum ákveðnum skilyrðum.
Samtímis því, eða eftir að auglýst er, getur stofnun hvatt einstök fyrirtæki til þátttöku í forvali eða útboði. Í hvatningu mega ekki koma fram aðrar upplýsingar en eru í útboðstilkynningu.
36. gr.
Fyrirspurnir og athugasemdir á tilboðstíma.
Ef óskað er eftir ítarlegri gögnum eða nánari skilgreiningu á útboðsgögnum skal það gert skriflega eigi síðar en 7 almanaksdögum áður en tilboðsfrestur rennur út. Skal þá verða við þeirri ósk a.m.k. 4 almanaksdögum áður en tilboðsfrestur rennur út. Frestur reiknast á sama hátt og getið er um í 29. gr.
Ef senda þarf ný gögn eða svar við fyrirspurn til einhvers sem hefur óskað þess skal senda gögnin, fyrirspurnina og svörin til allra sem hafa óskað eftir og fengið send útboðsgögn.
Allar athugasemdir við útboð og framkvæmd þeirra, skulu vera skriflegar.
37. gr.
Frávikstilboð.
Sé um frávikstilboð að ræða skal þess getið á tilboðsblaði og með því skal fylgja skýr og greinargóð lýsing.
38. gr.
Tilboð afturkölluð.
Bjóðandi má afturkalla tilboð áður en opnun þeirra hefst og skal það gert skriflega.
39. gr.
Opnun tilboða frestað.
Þurfi að fresta opnun tilboða skal það gerast með a.m.k. fjögurra daga fyrirvara. Séu færri en fjórir dagar fram að opnun er óheimilt að boða frestun, heldur skal haldinn opnunarfundur og skráð hverjir skila inn tilboði án þess að opna tilboðin. Þeim sem skiluðu tilboði er einum boðin áframhaldandi þátttaka.
40. gr.
Afhending tilboða.
Tilboðum skal skilað í lokuðu umslagi og þarf nafn og aðsetur bjóðanda að koma fram á umslaginu.
Séu tilboð send með pósti eða í símbréfi er bjóðandi ábyrgur fyrir því að þau komist í réttar hendur fyrir opnun tilboða.
Leyfilegt er að skila eingöngu inn heildartilboðsupphæð ef einingarverð og önnur tilskilin gögn fylgja í lokuðu umslagi eða eru sannanlega komin í póst degi áður en tilboð eru opnuð. Bjóðandi getur síðan óskað eftir því að einingarverð verði ekki tekið til skoðunar nema tilboð hans komi til álita.
41. gr.
Opnun tilboða.
Bjóðendum skal vera heimilt að vera við opnun tilboða og eiga rétt á að eftirfarandi upplýsingar verði lesnar upp:
1. heildartilboðsupphæð,
2. greiðsluskilmálar,
3. afhendingarskilmálar,
4. gildistími tilboðs og skilyrði fyrir honum,
5. eðli frávikstilboðs.
Heimilt er að víkja frá upplestri ofangreindra upplýsinga þegar boðnir eru út rammasamningar enda liggur þá ekki fyrir hver möguleg innkaup frá hverjum seljanda verða mikil og við hversu marga seljendur verður samið.
Tilboð sem berast of seint skulu send bjóðendum óopnuð ásamt skýringu á því hvers vegna þau eru endursend.
VIII. KAFLI
Samanburður tilboða.
42. gr.
Gjaldmiðill.
Heimilt er að gera tilboð í hvaða gjaldmiðli sem er og þá stendur tilboðið út gildistímann miðað við þá mynt.
Við samanburð tilboða er miðað við sölugengi gjaldmiðla á opnunardegi tilboða eins og Seðlabanki Íslands skráir þá, og er sá samanburður birtur bjóðendum.
Hafi gengi breyst frá opnun fram að kaupum ráða hagsmunir kaupanda því hvaða tilboði er tekið.
43. gr.
Ábyrgðir, þjónusta, tæknilegir möguleikar og gæði.
Í sérstökum tilvikum geta ábyrgðir, þjónusta, tæknilegir möguleikar og gæði haft áhrif á val tilboða en þá ber kaupanda að gera grein fyrir vægi þeirra í útboðsgögnum.
Forsendur kaupanda skulu skilgreindar eins vel og hægt er í útboðsgögnum svo að bjóðendur geti sem best reynt að fara eftir þeim. Þetta skal gert með því að þess sé getið í útboðsgögnum hvernig samanburður tilboða muni fara fram.
44. gr.
Hagstæðasta tilboð.
Hagstæðasta tilboð er það tilboð sem uppfyllir óskir kaupandans sem best fyrir sem lægst verð. Kaupandinn skal meta hvaða tilboð er hagstæðast en hann skal tilgreina í útboðsgögnum hvað ráði mati hans.
IX. KAFLI
Val á tilboði.
45. gr.
Við val á seljanda skal eingöngu valið á milli þeirra bjóðenda sem skiluðu tilboðum fyrir opnun.
Velja skal einn seljanda en heimilt er þó að velja fleiri en einn sé skipting kaupanna skilgreind í útboðsgögnum.
Við val á seljanda skal gengið út frá hagstæðasta tilboði.
46. gr.
Hagstæðasta tilboð.
Kaupandi velur sjálfur og tilgreinir í útboðstilkynningu eða útboðsgögnum forsendur sem hann hyggst nota við val á vörusala og þá í réttri röð eftir mikilvægi ef því verður við komið. Aðrar forsendur en þær sem tilgreindar eru má kaupandi ekki nota við val á vörusala.
Þegar tilboð virðast óeðlilega lág miðað við verðmæti þess varnings sem á að kaupa inn skal kaupandi kanna tilboðin í smáatriðum áður en ákveðið er hvaða samningsaðili verði valinn. Í þeim tilgangi getur kaupandi krafið bjóðanda um nauðsynlegar skýringar á efnisverði, vinnulaunum og álagningu. Eftir niðurstöðum þessarar könnunar getur kaupandi tekið ákvörðun um val á vörusala. Ef kaupandi hafnar bjóðanda á fyrrgreindum forsendum skal hann tilkynna honum um þau atriði sem hann getur ekki fallist á.
Þegar kveðið er á um í útboðsgögnum að lægsta tilboði skuli tekið ber kaupanda að rökstyðja þá ákvörðun að hafna tilboðum sem álitin eru of lág. Greinargerð skal send til stjórnar opinberra innkaupa áður en ákvörðun er tekin.
Upplýsingar sem kaupandi fær skal fara með sem trúnaðarmál.
47. gr.
Gerviverktaka.
Verktaka og undirverktaka er óheimilt að gera samning um undirverktöku við einstaka starfsmenn eða starfshópa í þeim tilvikum þar sem um ráðningarsamband er að ræða og það á við samkvæmt venju og eðli máls.
X. KAFLI
Tilboðum hafnað.
48. gr.
Kaupandi telst hafa hafnað tilboði ef hann er búinn að semja við annan aðila, gildistími tilboðs er liðinn án þess að óskað hafi verið eftir framlengingu eða öllum tilboðum hefur verið hafnað formlega.
Bjóðandi á alltaf rétt á rökstuðningi fyrir því að tilboði hans er hafnað.
Eftir að kaupandi hefur hafnað tilboði getur bjóðandi óskað eftir að hann endursendi tilboðið og öll gögn sem því fylgdu.
Kaupanda er óheimilt að nýta hugmyndir eða tilboð bjóðanda á nokkurn hátt eftir að því hefur verið hafnað.
XI. KAFLI
Tilboð samþykkt.
49. gr.
Tilboð skal samþykkjast skriflega innan gildistíma þess og er þá kominn á bindandi samningur á grunni útboðsgagna og tilboðs bjóðanda, en gera skal sérstaka pöntun eða samning um kaup á vöru, þjónustu eða framkvæmdum þegar við á eða óski annar aðilinn þess.
Þegar gerð hefur verið pöntun eða samningur, hvort sem það hefur verið eftir almennt útboð, lokað útboð eða samstarfsútboð, skal það tilkynnt viðkomandi aðilum.
Tilkynningu skal senda til stjórnar opinberra innkaupa eigi síðar en 21 almanaksdegi eftir að samningur hefur verið undirritaður.
XII. KAFLI
Opinber innkaup á Evrópska efnahagssvæðinu.
50. gr.
Ákvæði samningsins um Evrópska efnahagssvæðið sem vísað er til í 2.-6. tölul. XVI. viðauka skulu öðlast gildi með þeim breytingum og viðbótum sem leiðir af reglugerð þessari, XVI. viðauka samningsins, bókun 1 við samninginn og öðrum ákvæðum hans.
Eftirtaldar EBE-gerðir öðlast því gildi:
1. Tilskipun ráðsins 93/37/EBE frá 14. júní 1993 um samræmingu reglna um útboð og gerð opinberra verksamninga.
Þó skal ekki öðlast gildi I. viðauki við tilskipun þessa.
2. Tilskipun ráðsins 93/36/EBE frá 14. júní 1993 um samræmingu reglna um útboð og gerð opinberra samninga um vörukaup.
Þó skal ekki öðlast gildi I. viðauki við tilskipun þessa.
3. Tilskipun ráðsins 93/38/EBE frá 14. júní 1993 um samræmingu reglna um innkaup stofnana sem annast vatnsveitu, orkuveitu, flutninga og fjarskipti.
Þó skal ekki öðlast gildi I.-X. viðauki við tilskipun þessa.
4. Tilskipun ráðsins 89/665/EBE frá 21. desember 1989 um samræmingu laga og stjórnsýslufyrirmæla aðildarríkjanna á reglum um meðferð kæru vegna útboðs og gerð opinberra vörukaupa- og verksamninga.
5. Tilskipun ráðsins 92/13/EBE frá 25. febrúar 1992 um samræmingu laga og stjórnsýslufyrirmæla um beitingu á reglum bandalagsins um innkaup stofnana sem annast vatnsveitu, orkuveitu, flutninga og fjarskipti.
6. Tilskipun ráðsins 92/50/EBE frá 18. júní 1992 um samræmingu reglna um útboð og gerð opinberra samninga um kaup á þjónustu.
7. Reglugerð (EBE/KBE) nr. 1182 frá 3. júní 1971 sem setur reglur um hvernig reikna beri tímabil, dagsetningar og fresti.
Gerðir sem vísað er til hér að ofan eru birtar í EES-viðbæti við Stjórnartíðindi EB, sérstakri útgáfubók 5, bls. 37-205.
51. gr.
Við útreikning samningsfjárhæða skv. reglugerð þessari skal miðað við það gengi á evrópsku mynteiningunni (ECU) sem auglýst er af eftirlitsstofnun EFTA.
52. gr.
Ríkiskaup skulu annast útboð á Evrópsku efnahagssvæði fyrir þau sveitarfélög sem þess óska. Jafnframt skal stofnunin vera sveitarfélögum og öðrum opinberum aðilum til ráðuneytis um framkvæmd útboða á Evrópsku efnahagssvæði.
XIII. KAFLI
Meðferð kærumála.
53. gr.
Kærunefnd útboðsmála.
Fjármálaráðherra skal skipa kærunefnd útboðsmála. Hlutverk nefndarinnar er að taka til meðferðar formlegar kærur sem beint er til stjórnvalda vegna innkaupa ríkisins á vörum, þjónustu og framkvæmdum. Jafnframt er nefndinni ætlað að fjalla um kærur er varða brot á reglum Evrópska efnahagssvæðisins um opinber innkaup og getið er í XII. kafla reglugerðar þessarar.
54. gr.
Málsmeðferð.
Þegar formleg kæra vegna útboðsmála berst stjórnvöldum, skal kærunefnd útboðsmála þegar í stað send hún til meðferðar. Nefndin skal rannsaka málið og skila niðurstöðu sinni til fjármálaráðherra eins fljótt og mögulegt er. Líði meira en einn mánuður frá því að kæra berst nefndinni og hún ekki afgreidd, skal nefndin gera fjármálaráðuneyti og kæranda grein fyrir töfinni.
Telji nefndin ástæðu til, skal hún leggja til við fjármálaráðherra að útboð sem hefur verið kært og er í gangi, skuli stöðvað, þar til að niðurstaða liggur fyrir í kærumálinu.
Nefndin skal leita upplýsinga og gagna hjá þeim er málið varðar hverju sinni. Málflutningur fyrir nefndinni skal vera skriflegur.
Fjármálaráðherra setur nefndinni nánari starfsreglur.
55. gr.
Skipun kærunefndar.
Kærunefnd útboðsmála skal skipuð 3 mönnum og jafnmörgum til vara. Skulu þeir hafa góða þekkingu á útboðum almennt, opinberum innkaupum og viðskiptum. Þeir skulu vera óháðir hagsmunum ríkisins og seljenda. Fjármálaráðherra setur nefndinni erindisbréf.
Skipunartími nefndarinnar skal vera 4 ár.
XIV. KAFLI
Gildistaka.
56. gr.
Reglugerð þessi er sett samkvæmt heimild í lögum nr. 63/1970, um skipan opinberra framkvæmda með síðari breytingum og lögum nr. 52/1987, um opinber innkaup með síðari breytingum og öðlast þegar gildi. Jafnframt er reglugerð nr. 189/1988 um opinber innkaup og starfsemi Innkaupastofnunar ríkisins með síðari breytingum og reglugerð nr. 591/1993 um opinber innkaup og opinberar framkvæmdir á Evrópska efnahagssvæðinu með síðari breytingum, felldar úr gildi.
Fjármálaráðuneytinu, 1. júní 1996.
F. h. r.
Þórhallur Arason.