505/2013

Reglugerð um rafræna reikninga, rafrænt bókhald, skeytamiðlun, skeytaþjónustu, geymslu rafrænna gagna og lágmarkskröfur til rafrænna reikninga- og bókhaldskerfa.

I. KAFLI

Gildissvið, markmið og skilgreiningar.

1. gr.

Markmið.

Markmið reglugerðar þessarar er að setja fram kröfur til rafrænna reikninga, rafræns bók­halds, skeytamiðlara, skeytaþjónustu, vistunar rafrænna gagna og rafrænna reikn­inga- og bókhaldskerfa. Einnig að tryggja jafna stöðu reikninga á pappír og á rafrænu formi.

2. gr.

Gildissvið.

Reglugerð þessi gildir um rafræn skjöl sem send eru milli viðskiptaaðila í tengslum við bókun rafrænna viðskipta, þ.m.t. rafræna reikninga, kredit reikninga og afreikninga auk skeytamiðlunar og skeytaþjónustu sem þeim tengjast. Einnig gildir reglugerð þessi um rafrænt bókhald, geymslu rafrænna gagna og lágmarkskröfur til rafrænna reikninga- og bókhaldskerfa.

Reglugerðin skiptist í tvo meginkafla sem annars vegar fjalla um rafræn bókhaldskerfi óháð því á hvaða máta gögn eru skráð inn í þau eða flutt út úr þeim og hins vegar um útgáfu rafrænna reikninga og notkun rafrænna skjala til að flytja gögn inn eða út úr rafrænum bókhaldskerfum.

3. gr.

Skilgreiningar.

Í reglugerð þessari merkir:

Áreiðanleiki: Skjal telst áreiðanlegt ef hægt er með skilvirkum hætti að staðfesta að gögn þess hafa ekki breyst frá útgáfu þess, sbr. 14. gr., þó svo að formi þess hafi verið breytt, t.d. með vörpun.

Bókhaldsskyldur aðili: Viðskiptaaðili sem ber, samkvæmt lögum nr. 145/1994 um bók­hald, að halda bókhald.

Form gagna: Uppbygging gagna eða upplýsinga. Ýmist á forsniðnu textaformi, myndformi eða á pappír.

Formbreyting gagna: Allar breytingar sem gerðar eru á formi skeytis eða rafræns skjals, án þessi að gögn þess breytist, s.s. ef formi gagna er varpað milli staðla, skjal prentað á pappír eða fært yfir á myndform.

Forsnið gagna: Nákvæm skilgreining, t.d. með stöðlum eða tækniforskrift, á því með hvaða hætti gögnum er raðað og þau formuð.

Frumrit: Skjal getur talist frumrit ef hægt er að sýna fram á rekjanleika og áreiðanleika þess.

Gagnadagbók: Skrá, á rafrænu formi, sem tekur við og geymir bæði send og móttekin skeyti.

Gagnaflutningur: Móttaka og/eða sending skeyta með rafeindaboðum milli gagna­vinnslu­kerfa.

Gagnamiðill: Búnaður sem vistar gögn sem vinna má í gagnavinnslukerfi.

Gagnavinnslukerfi: Ein eða fleiri tölvur, fylgitæki og hugbúnaður sem notuð eru til skipu­lagðra aðgerða á gögnum.

Gögn: Sundurliðaðar upplýsingar sem skráðar eru í gagnavinnslukerfi, handvirkt eða sjálf­virkt, þannig að þær myndi færslu. Sem dæmi um gögn eru lýsing seldrar vöru, magn og verð, samtölur reikninga o.s.frv.

Rafrænn reikningur: Reikningur útgefinn sem rafrænt skjal í samræmi við ákvæði reglu­gerðar þessarar.

Rafrænt bókhaldskerfi: Gagnavinnslukerfi sem gerir kleift að færa bókhald sem byggist á gögnum og skjölum.

Rafrænt gagnasafnsskerfi: Safn upplýsinga sem er geymt á skipulagðan hátt á gagna­miðli.

Rafrænt reikningakerfi: Gagnavinnslukerfi sem gefur út rafræna reikninga í samræmi við ákvæði reglugerðar þessarar.

Rafrænt skjal: Safn samstæðra rafrænna gagna formuð samkvæmt ákveðnum stöðlum eða tækniforskrift sem mynda fylgiskjal í bókhaldi, t.d. rafrænn reikningur.

Rekjanleiki: Skjal telst rekjanlegt ef hægt er með skilvirkum hætti að rekja gögn þess til frumgagna með tilvísun til innri gagna í kerfum útgefanda.

Skeyti: Rafrænt skjal í gagnaflutningi sem auðkennt er útgefanda og viðtakanda.

Útgefandi: Viðskiptaaðili sem gefur út skjöl og sendir þau til gagnaðila síns, t.d. sem skeyti.

Viðskiptaaðili: Einstaklingur eða lögaðili sem á í viðskiptum og gefur út eða tekur við skjölum, þ.m.t. rafrænum skjölum.

Viðtakandi: Viðskiptaaðili sem tekur á móti skjölum og, ef hann er bókhaldsskyldur, skráir þau í bókhald.

II. KAFLI

Rafræn bókhaldskerfi.

4. gr.

Lýsing á skipulagi bókhalds, gagnaflutninga og viðskiptafærslna.

Þegar fært er rafrænt bókhald skulu, auk skriflegra lýsinga á skipulagi bókhaldsins og uppbyggingu í samræmi við 7. gr. laga nr. 145/1994 um bókhald, liggja fyrir skriflegar lýsingar á fyrirkomulagi gagnaflutninga, meðhöndlun rafrænna skjala og viðskipta­færslum sem rekja má til þeirra. Lýsingar þessar skulu gefa skýra mynd af öryggi og rekjanleika gagna, hvort sem þau eru í bókhaldskerfinu sjálfu eða sérstöku rafrænu gagnasafnskerfi.

Samningar og lýsingar viðskiptaaðila á formi skjala og skeyta vegna gagnaflutninga skulu einnig liggja fyrir.

5. gr.

Aðgangur að gögnum.

Allir þeir sem hafa aðgang að rafrænu bókhaldi til að senda eða taka á móti rafrænum skjölum sem verða fylgiskjöl í bókhaldinu eða skrá í bókhaldið þær færslur sem verða til vegna viðskipta sem rekja má til rafrænna skjala, sbr. 18. gr., skulu hafa sérstakt auðkenni, þannig að rekja megi hverja færslu til upprunans, þ.e. hvar og hvenær færsla er gerð og á hvers ábyrgð.

Starfsmönnum, þ.m.t. kerfisstjóra, sem vinna við kerfisþróun, forritun og uppsetningu rafræns bókhaldskerfis, þar á meðal kerfis vegna gagnaflutninga, er óheimilt að annast hvers konar verkefni sem snerta færslu gagna inn í kerfið. Verði því ekki komið við vegna smæðar fyrirtækisins skal liggja fyrir skriflegur rökstuðningur í gögnum þess hvaða ráðstafanir treyst er á til að tryggja gagnaöryggi.

6. gr.

Geymslutími rafrænna gagna.

Rafrænt bókhald og rafræn fylgiskjöl þess skulu geymd á gagnamiðli í sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsárs. Sömu ákvæði gilda um varðveislu gagnasafnskerfa.

7. gr.

Varðveisla gagnamiðla.

Gagnamiðil skal geyma tryggum og öruggum hætti, sbr. 20. gr. laga um bókhald nr. 145/1994, þannig að læsileiki hans sé tryggður til loka geymslutímans og með einföldum hætti sé fljótlegt að finna færslur á honum þegar á þarf að halda.

8. gr.

Lágmarkskröfur til rafrænna bókhaldskerfa og seljenda þeirra.

Hver sá sem selur kerfi til færslu rafræns bókhalds skal láta fylgja með ítarlegar upp­lýsingar um hugbúnaðinn, hvernig hann vinnur og um þá eftirlitsþætti sem hann hefur upp á að bjóða til að stemma af, sannprófa, stýra vinnslu gagna og endurskoða.

Hugbúnaðurinn skal uppfylla þau skilyrði sem fram koma í reglugerð þessari til að bók­haldið sé fært í samræmi við góða bókhalds- og reikningsskilavenju.

Tryggja skal að unnt sé að rekja feril gagna gegnum bókhaldskerfið og hvorki sé hægt að breyta eða eyða færslum, né rafrænum skjölum. Hægt skal með fyrirspurnarforritum að sækja gögn úr gagnasafnskerfinu til að svara spurningum notenda reikningsskila.

Í rafrænu bókhaldskerfi skal m.a. vera unnt að sjá í einstökum færslum auðkenni þess sem skráði hana, dagsetningu og tíma skráningar og fylgiskjalanúmer hennar. Einnig þarf að vera hægt að sjá forsendur kerfisins, m.a. vegna ýmissa sjálfvirkra vinnslna, t.d. vegna einstakra tegunda bókhaldsreikninga sem kalla á sjálfvirkan útreikning fjárhæða og skiptingu þeirra á milli reikninga, auk þess sem unnt skal að sjá hvenær forsendum hefur verið breytt. Skrár skal vera hægt að prenta á einstökum vinnslustigum til að stað­festa innihald þeirra.

9. gr.

Leiðréttingar.

Eftir að færsla skv. 18. gr. hefur verið skráð í bókhald er óheimilt að breyta eða eyða færslunni. Þurfi að gera breytingu eða leiðréttingu á færslu skal það gert með annarri færslu með vísan til sérstaks fylgiskjals.

10. gr.

Tengsl rafrænna bókhaldskerfa.

Þar sem rafrænt bókhaldskerfi byggist á flæði gagna milli fjárhagsbókhalds, undir­bókhalds­kerfa og reikningakerfa skulu þau tengjast fjárhagsbókhaldinu með reglu­bundnum hætti um tiltekna bókhaldsreikninga sem ekki eru nýttir í öðrum tilgangi, hvort sem reikningarnir varða tekjur eða gjöld, eignir eða skuldir.

11. gr.

Öryggisafrit.

Taka skal öryggisafrit reglulega af rafrænt færðu bókhaldi og öllum rafrænt færðum fylgi­skjölum þess svo og gagnasafnskerfi samkvæmt viðurkenndum verklagsreglum og í samræmi við umfang viðskiptanna. Verklagsreglur þessar skulu liggja fyrir í gögnum bókhaldsins.

Öryggisafritið skal varðveitt á tryggan og öruggan hátt aðskilið frá frumgögnum bók­halds­ins. Það skal staðfest með reglubundnum hætti að hægt sé að endurbyggja gögnin með öryggisafritunum.

Að loknu reikningsári skal taka a.m.k. eitt heildarafrit af öllum gagnaskrám er snerta bókhaldið og það skal geymt á öruggum stað aðskilið frá bókhaldinu og bókhalds­gögnunum.

12. gr.

Eftirlit.

Eftirlitsaðilar bókhalds og aðrir þeir sem eiga rétt á upplýsingum úr bókhaldi skulu hafa hindrunarlausan og ókeypis aðgang að nauðsynlegum hjálpartækjum til afnota hjá hinum bókhaldsskylda aðila til að finna og lesa færslur og gögn úr rafrænum bókhaldskerfum.

Öryggisafrit, sbr. 11. gr., skulu einnig vera aðgengileg eftirlitsaðilum á hverjum tíma.

III. KAFLI

Rafræn skjöl.

13. gr.

Rafrænt frumgagn.

Rafrænt skjal telst frumgagn ef hægt er að sýna fram á rekjanleika og áreiðanleika þess skv. 14. gr. Rafrænt ytra frumgagn viðtakanda telst vera það rafræna skjal sem honum er afhent.

Rafrænt ytra frumgagn reiknings telst frumrit hans.

Allar formbreytingar gagna, t.d. varpanir skeyta, teljast til innri frumgagna þess bók­halds­skylda viðskiptaaðila sem formbreytingin er unnin fyrir.

14. gr.

Rekjanleiki og áreiðanleiki rafrænna skjala.

Rafrænt skjal sem notað er til grundvallar færslu í bókhaldi skal uppfylla kröfur um áreiðanleika og rekjanleika hvort sem uppruni þess er utan fyrirtækisins eða innan. Slíkt rafrænt skjal er annars vegar ytra frumgagn sem verður til við móttöku þess frá viðskiptaaðila, sbr. 2. mgr. 8. gr. laga nr. 145/1994, og hins vegar innra frumgagn sem verður til innan fyrirtækisins, sbr. 3. mgr. 8. gr. laga nr. 145/1994.

Rafrænt skjal sem liggur til grundvallar viðskiptum, þegar bókhaldsskyldan hvílir ein­göngu á seljanda vöru og þjónustu, telst vera innra frumgagn. Slíkt rafrænt skjal skal bera sömu upplýsingar og fram eiga að koma á hefðbundnu fylgiskjali.

Rafrænt skjal sem frumgagn í bókhaldi viðtakanda telst rekjanlegt ef hægt er að tengja það við þær færslur sem það byggir á, í bókhaldi útgefanda.

Rafrænt skjal sem frumgagn í bókhaldi viðtakanda telst áreiðanlegt ef hægt er að sýna fram á að gögnum og öðru innihaldi þess hafi ekki verið breytt eftir útgáfu þess.

Bókhaldsskyldur aðili getur ákveðið á hvaða máta hann tryggir rekjanleika og áreiðan­leika rafrænna skjala og getur nýtt til þess tæknilegar leiðir svo sem gagna­dagbækur og rafrænar undirskriftir, eða bókhaldslegt verklag sem samræmist góðum reikningsskilavenjum.

15. gr.

Útgáfa og leiðrétting reikninga.

Um efni rafrænna reikninga gilda almennar reglur laga nr. 145/1994, um bókhald og reglu­gerðir settar með stoð í lögunum. Sé um að ræða virðisaukaskattsskyldan aðila þá gilda einnig ákvæði reglugerðar nr. 50/1993, um bókhald og tekjuskráningu virðis­auka­skatts­skyldra aðila.

Eftir að rafrænn reikningur hefur verið gefinn út er óheimilt að breyta innihaldi hans eða eyða honum. Þurfi að gera breytingu eða leiðréttingu vegna reiknings skal það gert með nýjum reikning og/eða kreditreikning eftir því sem við á.

16. gr.

Lágmarkskröfur til rafrænna reikningakerfa.

Útgefnir rafrænir reikningar skulu vistaðir í rafrænu gagnasafnskerfi og skal vera unnt að skoða útgefna reikninga. Útgefanda er heimilt að gefa út rafræna reikninga úr fleiri en einu rafrænu reikningakerfi samhliða. Hver og einn útgefandi skal hafa skipulagða númeraröð innan hvers og eins rafræns reikningakerfis sem útgefandi notar til útgáfu rafrænna reikninga. Sé aðili bókhaldsskyldur skal þetta númer ávallt koma fram á fylgiskjali í bókhaldi hans.

Hver sá sem selur rafrænt reikningakerfi skal láta fylgja sölunni ítarlegar upplýsingar um hugbúnaðinn, hvernig hann vinnur og um þá eftirlitsþætti sem hann hefur upp á að bjóða.

17. gr.

Skráning sendra og móttekinna rafrænna skjala.

Rafrænt skjal sem felur í sér upplýsingar um viðskipti sem ber að skrá í bókhald hins bók­halds­skylda skal mynda fylgiskjal í bókhaldinu og falla inn í viðkomandi fylgi­skjala­röð.

Unnt skal vera á auðveldan hátt að tengja rafrænt skjal við færslur bókhaldsins og sækja bæði rafræna skjalið og færslurnar, eftir þörfum.

18. gr.

Hvenær rafrænt skjal telst skráð.

Rafrænt skjal, sbr. 14. gr., telst vera skráð í bókhald viðkomandi aðila þegar færsla þess hefur áhrif á niðurstöðu reikninga í bókhaldinu.

19. gr.

Form rafrænna skjala.

Viðskiptaaðilum er heimilt að styðjast við það form rafrænna skjala og skeyta sem um semst í þeirra viðskiptum og uppfyllir kröfur laga og þessarar reglugerðar um áreiðan­leika og rekjanleika.

Viðtakandi getur einhliða lýst formi og gagnaflutningum sem hann samþykkir og telst útgefandi samþykkja kröfur viðtakanda með því að senda honum skeyti í samræmi við þær lýsingar.

20. gr.

Afhending rafrænna skjala.

Notkun rafrænna skjala og skeyta er háð samþykki viðtakanda, í formi samkomulags milli viðskiptaaðila eða einhliða lýsingu viðtakanda. Skeyti teljast afhent viðtakanda ef þau berast honum á því formi og með þeim gagnaflutningsmáta, sem hann hefur samið um eða einhliða lýst.

Skeyti sem sent er á formi eða með gagnaflutningum, sem viðtakandi hefur ekki sam­þykkt, telst ekki afhent.

21. gr.

Gagnadagbók vegna gagnaflutninga.

Sé notuð gagnadagbók í gagnaflutningum skal hún vera tvískipt. Annars vegar skal vera gagnadagbók sem tekur við öllum innsendum skeytum til viðtakanda og hins vegar gagnadagbók sem tekur við öllum skeytum sem uppruna sinn eiga hjá viðtakanda. Heimilt er að skipta hvorri gagnadagbók upp eftir tegund skeyta sem móttekin eru eða send eða eftir tilteknum tímabilum. Skeytin skulu geymd í tímaröð og fá númer í sam­felldri röð. Tryggja skal að unnt sé að rekja gagnaflutninga með vistun rafræns póst­fangs eða öðrum auðkennandi upplýsingum viðskiptaaðila. Innihaldi gagnadagbókar má ekki vera unnt að breyta eða eyða.

22. gr.

Ábyrgð þriðja aðila.

Viðskiptaaðili getur falið þriðja aðila umsýslu eða miðlun rafrænna skjala að hluta eða öllu leyti. Slík þjónusta þriðja aðila telst annaðhvort skeytamiðlun skv. 23. gr. eða þjón­usta við rafræn skjöl skv. 24. gr. Sami aðili getur annast skeytamiðlun og þjónustu við rafræn skjöl og skulu þá skil milli þessara tveggja ólíku tegunda þjónustu vera skýr. Ábyrgð viðskiptaaðila til að haga útgáfu reikninga og bókhaldi í samræmi við lög og reglur hvílir ætíð á honum sjálfum.

Ábyrgð þriðja aðila takmarkast við þá þjónustu sem hann veitir viðskiptaaðila.

23. gr.

Skeytamiðlun.

Skeytamiðlun felst í flutningi á skeytum á milli viðskiptaaðila. Allar formbreytingar gagna, s.s. varpanir skeyta, teljast ekki hluti skeytamiðlunar.

Hver sá sem annast skeytamiðlun fyrir viðskiptaaðila skal veita ítarlegar upplýsingar um hugbúnaðinn, þar á meðal um fyrirkomulag gagnaflutninga og þá eftirlitsþætti sem hann hefur upp á að bjóða.

24. gr.

Þjónusta við rafræn skjöl.

Hver sá sem veitir þjónustu sem ekki telst skeytamiðlun skal tryggja að ljóst sé í umboði hvors viðskiptaaðila einstök þjónustuverk eru unnin. Formbreyting gagna með vörpun er óheimil án heimildar viðskiptaaðila sem unnið er fyrir.

IV. KAFLI

Gildistaka

25. gr.

Gildistaka.

Reglugerð þessi, sem sett er samkvæmt heimild í 42. gr. laga nr. 145/1994 um bókhald, öðlast þegar gildi. Jafnframt fellur úr gildi reglugerð nr. 598/1999, um rafrænt bókhald, geymslu rafrænna gagna og lágmarkskröfur til rafrænna bókhaldskerfa.

Atvinnuvega- og nýsköpunarráðuneytinu, 15. maí 2013.

F. h. r.

Valgerður Rún Benediktsdóttir.

Guðmundur Kári Kárason.