Reglugerð um rafrænt bókhald, geymslu rafrænna gagna og lágmarkskröfur til rafrænna bókhaldskerfa - Brottfallin

I. KAFLI

Bókun rafrænna viðskipta.

Skilgreiningar.

1. gr.

Í reglugerð þessari merkir:

Rafræn viðskipti: Viðskipti þar sem pöntun, reikningsútgáfa eða greiðslur fara fram með rafrænum hætti.

Rafrænt bókhald: Bókhald, eða sá hluti bókhalds, sem byggist á gögnum og færslum sem eiga uppruna sinn í gagnavinnslukerfum og send eru á milli þeirra með skeytum.

Skeyti: Safn samstæðra gagna sem raðað er samkvæmt ákveðnum stöðlum til gagnaflutnings og mynda fylgiskjöl í rafrænu bókhaldi.

Gagnaflutningur: Sending skeyta með rafeindaboðum milli gagnavinnslukerfa þar sem skeytið er þannig forsniðið að unnt sé að lesa það í slíku kerfi og vinna sjálfvirkt á rafrænan og ótvíræðan hátt.

Gagnavinnslukerfi: Ein eða fleiri tölvur, fylgitæki og hugbúnaður sem notuð eru til skipulagðra aðgerða á bókhaldsfærslum.

Gagnamiðill: Seguldiskar, segulbönd, geisladiskar og annar sambærilegur búnaður sem á eru settar upplýsingar eða geymir upplýsingar sem vinna má sjálfvirkt í gagnavinnslukerfi.

Gagnadagbók: Skrá á rafrænu formi sem tekur við og geymir bæði send og móttekin skeyti í tímaröð.

Skilyrði.

2. gr.

Þegar fært er rafrænt bókhald skulu auk skriflegra lýsinga á skipulagi bókhaldsins og uppbyggingu í samræmi við 7. gr. laga nr. 145/1994, um bókhald, liggja fyrir skriflegar lýsingar vegna gagnaflutninganna sjálfra og þeirra viðskiptafærslna sem rekja má til þeirra. Lýsingar þessar skulu gefa skýra mynd af öryggi og rekjanleika færslna, hvort sem þær eru í bókhaldskerfinu sjálfu eða sérstöku gagnavinnslukerfi vegna gagnaflutninganna.

Þegar færslur í bókhaldinu eiga rætur að rekja til gagnaflutninga skulu liggja fyrir upplýsingar um það með hvaða hætti þeir aðilar sem stunda slík rafræn viðskipti haga samskiptum sínum, m.a. skráningu í gagnadagbók. Ef aðilar hafa gert samskiptasamninga við gagnaðila sinn vegna gagnaflutninga skulu þeir og liggja fyrir.

Áreiðanleiki skeyta.

3. gr.

Sérhver færsla í rafrænu bókhaldi skal byggð á áreiðanlegum og fullnægjandi skeytum sem rekja má til viðskiptanna hvort sem uppruni þeirra er utan fyrirtækisins eða innan. Með fullnægjandi skeyti er átt við annars vegar ytri frumgögn sem verða til við móttöku skeytis frá viðskiptaaðila, sbr. 2. mgr. 8. gr. laga nr. 145/1994, og hins vegar er átt við innri frumgögn sem eru skeyti sem verða til innan fyrirtækisins, sbr. 3. mgr. 8. gr. laga nr. 145/1994. Skeyti sem liggja til grundvallar viðskiptum þegar svo háttar til um að bókhaldsskyldan hvílir eingöngu á seljanda vöru og þjónustu teljast vera innri frumgögn í þessu sambandi.

Skeytin skulu bera sömu upplýsingar og fram eiga að koma á hefðbundnum fylgiskjölum.

Gagnadagbók.

4. gr.

Öll skeyti sem rekja má til viðskipta milli aðila skal skrá í sérstaka dagbók, sem nefnist gagnadagbók.

Gagnadagbók skal vera tvískipt. Annars vegar skal vera gagnadagbók sem tekur við öllum innsendum skeytum til fyrirtækisins og hins vegar gagnadagbók sem tekur við öllum skeytum sem uppruna sinn eiga í fyrirtækinu. Heimilt er að skipta hvorri gagnadagbók upp eftir tegund skeyta sem móttekin eru eða send eða eftir tilteknum tímabilum. Skeytin skulu geymd í tímaröð og fá númer í samfelldri röð.

Innihaldi gagnadagbókar má ekki vera unnt að breyta eða eyða.

Skráning sendra og móttekinna skeyta.

5. gr.

Skeyti sem fela í sér upplýsingar um viðskipti sem ber að skrá í bókhald sendanda sem og móttakanda, skulu mynda fylgiskjöl bókhaldsins og falla inn í viðkomandi fylgiskjalaröð. Á auðveldan hátt skal vera unnt að tengja skeyti í gagnadagbókinni við fylgiskjal bókhaldsins. Á læsilegan hátt skal vera unnt að birta á skjá bæði skeytin og færslurnar og prenta þær eftir þörfum.

Rafrænn sölureikningur skal auk númers í gagnadagbók og sem fylgiskjal í bókhaldi fá númer í samfelldri númeraröð. Þetta númer skal ávallt koma fram í gagnadagbók og á rafrænu fylgiskjali bókhalds, bæði hjá sendanda og móttakanda svo og á prentuðu eintaki hans.

Hvenær skeyti telst skráð.

6. gr.

Skeyti, sbr. 5. gr., telst vera skráð í bókhald viðkomandi aðila þegar færsla þess hefur áhrif á niðurstöðu reikninga í bókhaldinu.

Leiðréttingar.

7. gr.

Eftir að færsla í bókhald skv. 6. gr. hefur átt sér stað er óheimilt að breyta eða eyða færslunni. Þurfi að gera breytingu eða leiðréttingu á færslu skal það gert með annarri færslu með vísan til sérstaks fylgiskjals.

Aðgangur að gögnum.

8. gr.

Allir þeir sem hafa aðgang að rafrænu bókhaldi og hafa heimild til að senda eða taka á móti skeytum sem verða fylgiskjöl í bókhaldinu eða skrá í bókhaldið þær færslur sem verða til vegna viðskipta sem rekja má til skeyta, sbr. 5. gr., skulu hafa sérstakt auðkenni þannig að rekja megi hverja færslu til upprunans, þ.e. hvar og hvenær færsla er gerð og á hvers ábyrgð.

Starfsmönnum, þ.m.t. kerfisstjóra, sem vinna við kerfisþróun, forritun og uppsetningu rafræns bókhaldskerfis þ. á m. kerfis vegna gagnasendinga, er óheimilt að annast hvers konar verkefni sem snerta færslu gagna inn í kerfið, þ. á m. gagna vegna gagnasendinganna. Verði þessu ekki komið við vegna smæðar fyrirtækisins skal það liggja fyrir skriflega í gögnum þess.

II. KAFLI

Um geymslu rafrænna fylgiskjala og bókhalds.

Geymslutími rafrænna gagna.

9. gr.

Rafrænt bókhald og rafræn fylgiskjöl þess skulu geymd í sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsárs. Sömu ákvæði gilda um varðveislu gagnadagbóka.

Varðveisla gagnamiðla.

10. gr.

Gagnamiðil skal geyma með tryggilegum hætti, þannig að læsileiki hans sé tryggður til loka geymslutímans og með einföldum hætti sé fljótlegt að finna færslur á honum þegar á þarf að halda.

III. KAFLI

Lágmarkskröfur til rafrænna bókhaldskerfa.

Kröfur til hugbúnaðar og seljanda hans.

11. gr.

Hver sá sem selur bókhaldskerfi til færslu rafræns bókhalds, þ.á m. hugbúnað vegna gagnaflutnings þ.e. vegna móttöku og sendingar skeyta á milli gagnavinnslukerfa og skráningar í gagnadagbók, skal láta fylgja sölunni ítarlegar upplýsingar um hugbúnaðinn, hvernig hann vinnur og um þá eftirlitsþætti sem hann hefur upp á að bjóða til að stemma af, sannprófa, stýra vinnslu gagna og endurskoðun þeirra.

Hugbúnaðurinn skal uppfylla þau skilyrði sem fram koma í reglugerð þessari til að bókhaldið sé fært í samræmi við góða bókhalds- og reikningsskilavenju.

Tryggja skal að unnt sé að rekja feril gagna gegnum bókhaldskerfið og hvorki sé hægt að breyta eða eyða færslum né skeytum.

Í rafrænu bókhaldskerfunum skal m.a. vera unnt að sjá í einstökum færslum auðkenni þess sem skráði færslu, auðkenni þeirrar útstöðvar sem færsla var skráð á, dagsetningu og tíma skráningar og fylgiskjalanúmer færslu. Einnig þarf að vera hægt að sjá forsendur kerfisins, m.a. vegna ýmissa sjálfvirkra vinnslna, t.d. vegna einstakra tegunda bókhaldsreikninga sem kalla á sjálfvirkan útreikning fjárhæða og skiptingu þeirra á milli reikninga, auk þess sem unnt skal að sjá hvenær forsendum hefur verið breytt. Skrár skal vera hægt að prenta á einstökum vinnslustigum til að staðfesta innihald þeirra.

Tengsl rafrænna bókhaldskerfa.

12. gr.

Þar sem hugbúnaður bókhaldskerfis byggist á sjálfvirku gagnaflæði milli fjárhagsbókhalds og undirbókhaldskerfa skal undirbókhaldið tengjast fjárhagsbókhaldinu með reglubundnum hætti um tiltekna bókhaldsreikninga sem ekki eru nýttir í öðrum tilgangi, hvort sem reikningarnir varða tekjur eða gjöld, eignir eða skuldir.

Þar sem gagnavinnslukerfi byggjast á sjálfvirku gagnaflæði yfir í bókhaldskerfi skal tryggja rekjanleika á milli gagnavinnslukerfa á einfaldan hátt.

Öryggisafrit.

13. gr.

Öryggisafrit skal taka af rafrænt færðu bókhaldi og öllum rafrænt færðum fylgiskjölum þess svo og gagnadagbók reglulega samkvæmt viðurkenndum verklagsreglum og í samræmi við umfang viðskiptanna. Verklagsreglur þessar skulu liggja fyrir í gögnum bókhaldsins. Skal öryggisafritið varðveitt á tryggan og öruggan hátt aðskilið frá frumgögnum bókhaldsins. Það skal staðfest að hægt sé að endurbyggja gögnin með öryggisafritunum. Að loknu reikningsári skal taka a.m.k. eitt heildarafrit af öllum gagnaskrám er snerta bókhaldið og það skal geymt á öruggum stað aðskilið frá bókhaldinu og bókhaldsgögnunum.

IV. KAFLI

Ýmis ákvæði.

Eftirlit.

14. gr.

Eftirlitsaðilar bókhalds og aðrir þeir sem eiga rétt á upplýsingum úr bókhaldi, skulu hafa hindrunarlausan og ókeypis aðgang að nauðsynlegum hjálpartækjum til afnota hjá hinum bókhaldsskylda aðila til að finna og lesa færslur og gögn úr rafrænum bókhaldskerfum.

Öryggisafrit, sbr. 13. gr., skulu vera aðgengileg eftirlitsaðilum á hverjum tíma.

Viðurlög.

15. gr.

Brot gegn ákvæðum reglugerðar þessarar varða refsingu skv. IV. kafla laga nr. 145/1994, um bókhald, með síðari breytingum.

Gildistaka.

16. gr.

Reglugerð þessi, sem sett er samkvæmt heimild í 42. gr. laga um bókhald, öðlast þegar gildi.

Fjármálaráðuneytinu, 6. september 1999.

Geir H. Haarde.

Maríanna Jónasdóttir.