1212/2015

Reglugerð um bókhald, fjárhagsáætlanir og ársreikninga sveitarfélaga.

I. KAFLI

Almenn ákvæði.

1. gr.

Reikningsskilaaðferðir.

Um bókhald, fjárhagsáætlanir og ársreikninga sveitarfélaga gilda lög um bókhald, nr. 145/1994, lög um ársreikninga, nr. 3/2006, og reglugerð um framsetningu og innihald ársreikninga og samstæðu­reikninga, nr. 696/1996, að svo miklu leyti sem ekki er sérstaklega mælt fyrir á annan veg í sveitarstjórnarlögum, nr. 138/2011, og reglugerðum, sem settar hafa verið á grundvelli þeirra.

2. gr.

Skilgreiningar.

Aðalsjóður:	Aðalsjóður er hefðbundin starfsemi sveitarfélags er lýtur fyrst og fremst að lögbundnum verkefnum og er að hluta eða öllu leyti fjár­mögnuð af skatttekjum, en án annarra sjóða og stofnana í A-hluta.
Deild:	Deild er samtala á sambærilegum rekstrareiningum innan hvers mála­flokks sveitarfélags, hvort sem um er að ræða fjárhagslega sjálf­stæða einingu eða ekki. Dæmi um slíkar deildir eru leikskólar og grunn­skólar innan málaflokksins fræðslumál.
Eignasjóður:	Eignasjóður er A-hluta stofnun sem leigir út varanlega rekstrar­fjármuni til stofnana og fyrirtækja sveitarfélags samkvæmt óskum þeirra og þörfum. Hann innheimtir leigu (svonefnda innri leigu) í samræmi við raunverulegan kostnað sem viðkomandi fjár­fest­ing ber með sér yfir lengri tíma. Til slíks kostnaðar teljast fjármagns­kostnaður vegna viðkomandi rekstrarfjármuna, afskriftir, skattar og tryggingar og viðhaldskostnaður, auk eðlilegrar þóknunar eignasjóðs fyrir umsýslu.
Fyrirtæki sveitarfélaga:	Fyrirtæki sveitarfélaga eru fjárhagslega sjálfstæðar rekstrareiningar sem falla undir B-hluta skv. 2. tl. 1. mgr. 60. gr. sveitarstjórnarlaga. Um framsetningu fjárhagslegra upplýsinga fyrirtækja í samanteknum reikningsskilum sveitarfélags skulu, að svo miklu leyti sem við á, gilda reglur um framsetningu dóttur- og hlutdeildarfélaga í samstæðu­reikningsskilum, sbr. ákvæði laga um ársreikninga.
Málaflokkur/Liður:	Verkefni í rekstri sveitarfélaga eru flokkuð í málaflokka eða liði. Dæmi um slíka flokkun er félagsþjónusta og fræðslumál.
Rekstrareining:	Rekstrareining er bókhaldslega aðskilin eining í deild í rekstri sveitar­félags, hvort sem um er að ræða fjárhagslega sjálfstæða einingu eða ekki. Dæmi um slíka einingu er hver tiltekinn leikskóli eða grunn­skóli.
Samantekin reikningsskil:	Samantekin reikningsskil eru sameinuð reikningsskil A-hluta og B-hluta. Að svo miklu leyti sem við á gilda um samantekin reikningsskil reglur um samstæðureikningsskil skv. ákvæðum laga um árs­reikn­inga.
Stofnanir sveitarfélaga:	Stofnanir sveitarfélaga eru rekstrareiningar sem að öllu jöfnu falla undir A-hluta í samræmi við 1. tl. 1. mgr. 60. gr. sveitarstjórnarlaga.
Sveitarsjóður:	Sveitarsjóður ersá hluti starfsemi sveitarfélags sem flokkast undir A-hluta skv. 1. tl. 1. mgr. 60. gr. sveitarstjórnarlaga, þ.e. aðalsjóður sveitarfélags auk annarra sjóða og stofnana er sinna starfsemi sem að hluta eða öllu leyti er fjármögnuð af skatttekjum.
Upplýsingaveita sveitarfélaga:	Upplýsingaveita sveitarfélaga er sameiginlegur gagnagrunnur innanríkis­ráðuneytis, Sambands íslenskra sveitarfélaga og Hagstofu Íslands með samræmdum fjármálalegum upplýsingum sem sveitar­félögum er skylt að skila til opinberra aðila í samræmi við lög og reglur. Um er að ræða upplýsingar um rekstur og fjármál sveitar­félaga í samræmi við kröfur um framsetningu og skil á fjárhags­áætlunum, ársfjórðungsupplýsingum og ársreikningum. Grunnur­inn er vistaður hjá Hagstofu Íslands.

3. gr.

Fylgiskjöl.

Eftirfarandi fylgiskjöl með reglugerð þessari skoðast sem hluti af efni hennar:

Fylgiskjal I:	Flokkun og greining í bókhaldi/reikningshaldi ásamt upplýsingaveitu og tví­lyklun.
Fylgiskjal II:	Form ársreikninga og fjárhagsáætlana sveitarfélaga.
Fylgiskjal III:	Form vegna viðauka við fjárhagsáætlun.
Fylgiskjal IV:	Ábyrgða- og skuldbindingayfirlit.

II. KAFLI

Bókhald og reikningsskil sveitarfélaga.

4. gr.

Bókhald og reikningsskil sveitarfélaga.

Reikningsár sveitarfélaga er almanaksárið. Sveitarfélög, stofnanir þeirra og fyrirtæki eru bók­halds­skyld. Bókhaldi sveitarfélags skal hagað á skýran og aðgengilegan hátt og skulu reikningsskil gefa glögga mynd af rekstri, efnahag og sjóðstreymi. 

5. gr.

Flokkun og greining í bókhaldi.

Sveitarfélög skulu flokka og greina annars vegar tekjur og gjöld og hins vegar eignir og skuldir í bókhaldi sínu þannig að upplýsingar úr því séu í samræmi við reglugerð þessa. Þá skulu þau einnig horfa til leiðbeininga og álita reikningsskila- og upplýsinganefndar.

Við flokkun og greiningu verkefna sveitarfélaga skal farið eftir þeim reglum sem fram koma í fylgi­skjali I.

6. gr.

Tekjur og gjöld rekstrareininga.

Í bókhaldi sveitarfélaga skal lögð áhersla á að leiða fram með glöggum hætti tekjur og gjöld ein­stakra rekstrareininga á reikningsárinu, þar með talið beinan rekstrarkostnað.

Gera skal reikninga fyrir hlutdeild í beinum rekstrarkostnaði svo og vöru og þjónustu, sem einstakar rekstrareiningar sveitarfélagsins fá frá öðrum rekstrareiningum þess. Reikningar þessir skulu ekki nema hærri fjárhæð en sem nemur kostnaði vegna viðkomandi rekstrarþáttar og skulu þeir færðir í bókhaldi viðkomandi rekstrareiningar með reglubundnum hætti.

7. gr.

Skipting í A- og B-hluta.

Samkvæmt 1. mgr. 60. gr. sveitarstjórnarlaga skal í reikningsskilum sveitarfélaga skipta starfsemi þeirra í tvo flokka:

A-hluta, sem merkir aðalsjóð sveitarfélags auk annarra sjóða og stofnana sem sinna starfsemi sem að hluta eða öllu leyti er fjármögnuð af skatttekjum.

B-hluta, sem í falla stofnanir sveitarfélaga, fyrirtæki og aðrar rekstrareiningar sem að hálfu eða meiri hluta eru í eigu sveitarfélaga og eru reknar sem fjárhagslega sjálfstæðar einingar. Sem dæmi um slíkar rekstrareiningar eru vatnsveitur, hafnarsjóðir, rafveitur, hitaveitur og sorpeyðing.

8. gr.

Hlutverk eignasjóðs.

Eignasjóður hefur með höndum umsýslu varanlegra rekstrarfjármuna sem fyrst og fremst eru nýttir af rekstrareiningum A-hluta sveitarfélagsins, sbr. nánar 9.-12. gr.

9. gr.

Fasteignir.

Eignasjóður sér um rekstur, nýbyggingar og kaup og sölu fasteigna í umboði sveitarstjórnar. Eigna­sjóður leigir út fasteignir til rekstrareininga A-hluta og í einstaka tilvikum til þriðja aðila. Eigna­sjóður getur einnig haft eignarhald á og leigt fasteignir sem nýttar eru af B-hluta að undan­skildum félagslegum íbúðum.

Eignasjóður innheimtir leigu frá þeim tíma sem viðkomandi rekstrareining fær eign til afnota. Fái sveitar­félag byggingarkostnað endurgreiddan með framlögum, dregst endurgreiðslan frá stofn­kostn­aði viðkomandi eignar.

Til lengri tíma litið skal eignasjóður láta leigutekjur vegna einstakra eigna standa undir rekstrar­kostnaði þeirra, þar með töldum afskriftum og fjármagnskostnaði. Leigureikningar skulu gerðir með reglubundnum hætti og færðir á viðkomandi rekstrareiningar í A- eða B-hluta eða hugsan­lega til aðila utan sveitarfélagsins. Miðað er við að leigufjárhæðir séu endurskoðaðar reglu­lega meðal annars með tilliti til almennra verðlagsbreytinga, breyttra vaxtakjara sveitarfélags og annarra atriða sem skipt geta máli.

Viðmiðunarleiga samanstendur af eftirfarandi liðum:

Stofnverð	Raunkostnaður fjárfestingar.
Fjármagnskostnaður	Vaxtakjör sveitarfélags.
Afskriftir	Fastur hundraðshluti miðað við áætlaðan nýtingartíma rekstrarfjármuna.
Skattar og tryggingar	Raunkostnaður.
Viðhald húsa og lóða	1,0% - 4,0% af stofnverði.
Umsýslukostnaður	0,5% af stofnverði.

Hægt er að gera sérstaka samninga um frekari þjónustu eignasjóðs, svo sem vegna húsvörslu, ræst­inga, snjómoksturs o.þ.h. Jafnframt getur eignasjóður leigt út húsnæði með rafmagni og hita.

10. gr.

Kaup á landi.

Kaup á landi skulu eignfærð á kaupverði og skal eignarhald vera í eignasjóði eða annarri A-hluta stofnun sem leigir landið til aðalsjóðs. Leigan samanstendur af fjármagnskostnaði og umsýslu­kostnaði. Land er ekki afskrifað.

11. gr.

Gatnakerfi.

Fjárfesting í nýjum gatnakerfum (götur, gangstéttar og stígar, göngubrýr og mislæg gatnamót, götu­vitar, gatnalýsing o.fl.) skal eignfærð, að frádregnum gatnagerðagjöldum, og afskrifuð. Eignar­hald skal vera í eignasjóði eða annarri A-hluta stofnun sem leigir gatnakerfið til aðalsjóðs.

Leigan samanstendur af afskriftum, fjármagnskostnaði og umsýslukostnaði. Viðhald og annar rekstrar­kostnaður skal gjaldfærður í aðalsjóði. Undir gatnakerfi fellur kostnaður vegna jarð­vatns­kerfis (regnvatnskerfis). Viðmiðunarlíftími gatnakerfis er 25-30 ár.

12. gr.

Eignfærsla og afskriftir á áhöldum og tækjum.

Kaup á smááhöldum skulu gjaldfærð á viðkomandi rekstrareiningar í samræmi við almennar reikningsskilareglur. Þau áhöld og tæki sem eignfærð eru hjá eignasjóði eða annarri A-hluta stofnun skal leigja til viðkomandi rekstrareininga. Leigan samanstendur af afskriftum, fjármagnskostnaði og umsýslukostnaði en viðhald, tryggingar og annar rekstrarkostnaður skal gjaldfærður hjá leigutaka nema um annað verði samið í samningi milli leigusala og leigutaka.

Afskriftatími og leigutímabil áhalda og tækja skal taka mið af áætluðum nýtingartíma viðkomandi eignar.

13. gr.

Þjónustumiðstöð.

Þjónustumiðstöð er A-hluta stofnun sem nær yfir hefðbundna starfsemi áhaldahúss og véla­miðstöðvar. Sveitarfélag getur haft þennan rekstur í sérstökum A-hluta stofnunum, einni eða fleirum, eða sem hluta af eignasjóði.

Fjárfesting í varanlegum rekstrarfjármunum skal eignfærð og afskrifuð. Fasteignir þjónustu­miðstöðvar geta verið hvort heldur sem er í eigu hennar eða eignasjóðs.

14. gr.

Eignaskrá.

Sveitarfélag skal halda sérstaka skrá um helstu rekstrarfjármuni sína sem ekki eru færðir meðal eigna í bókhaldi. Eignaskráin skoðast sem hluti af bókhaldsgögnum sveitarfélagsins.

15. gr.

Ábyrgða- og skuldbindingayfirlit.

Sveitarfélag skal árlega útbúa ábyrgða- og skuldbindingayfirlit í samræmi við fylgiskjal IV. Yfirlitið skal miða við upplýsingar í árslok og skal það staðfest af sveitarstjórn samhliða staðfestingu ársreiknings hvers árs og skilað til ráðuneytis samhliða skilum ársreiknings. Í yfirlitinu skulu koma fram upplýsingar um verkefni sem rekin eru á ábyrgð sveitarfélagsins. Einnig skulu koma fram upplýsingar um ábyrgðir sem sveitarfélagið hefur veitt til fyrirtækja eða verkefna. Fyrir hvert fyrirtæki eða verkefni skal veita samandregnar fjárhagsupplýsingar. Jafnframt skulu koma fram upplýsingar um hlutfall ábyrgðar í hverju og einu verkefni eða fjárhæð veittrar ábyrgðar.

Í skýringum ársreiknings sveitarfélags skulu talin upp verkefni með ábyrgð sveitarfélagsins. Jafn­framt skal veita upplýsingar um fjárhæðir ábyrgða sem sveitarfélagið hefur veitt.

16. gr.

Rafræn skil sveitarfélaga á fjárhagsupplýsingum.

Sveitarfélag ásamt fyrirtækjum og stofnunum þess skal skila eftirfarandi fjárhagsupplýsingum með rafrænum hætti til upplýsingaveitu sveitarfélaga eftir því sem nánar er mælt fyrir um í fylgiskjali I:

	Innsláttur	Úr bókhaldi	Skjöl
1. Ársreikningur 2. Sundurliðunarbók 3. Skýrsla endurskoðanda	Vefform	Sundurliðun	Pdf-skjal Pdf-skjal Pdf-skjal
4. Fjárhagsáætlun 5. Ársfjórðungsskil 6. Viðauki við fjárhagsáætlun			Pdf-skjal Pdf-skjal

Miðað er við að ársfjórðungsleg skil sveitarfélaga fari fram eigi síðar en 50 dögum eftir lok hvers ársfjórðungs. Önnur skil fara eftir ákvæðum sveitarstjórnarlaga.

III. KAFLI

Fjárhagsáætlanir sveitarfélaga.

17. gr.

Fjárhagsáætlun.

Sveitarstjórn skal á hverju ári afgreiða fjárhagsáætlun fyrir komandi ár og næstu þrjú ár þar á eftir í samræmi við ákvæði 62. gr. sveitarstjórnarlaga. Saman mynda þessar áætlanir fjögurra ára áætlun fyrir sveitarfélagið sem felur í sér heildaráætlun um fjármál sveitarfélagsins á tímabilinu, bæði A- og B-hluta. Skal fjárhagsáætlun næsta árs fela í sér bindandi ákvörðun um allar fjár­hags­legar ráðstafanir sveitarfélagsins á því ári sem hún tekur til, sbr. nánari fyrirmæli í 63. gr. sveitar­stjórnar­laga.

Fjárhagsáætlanir skulu gefa glögga mynd af rekstri sveitarfélagsins, efnahag og breytingum á handbæru fé. Einnig skal þar koma fram greinargott yfirlit um tekjuöflun, ráðstöfun fjármuna og fjárheimildir sveitarfélagsins. Við gerð fjárhagsáætlana skal hafa hliðsjón af fjárhagslegri stöðu sveitarsjóðs og stofnana sveitarfélagsins við upphaf áætlunartímabilsins.

Fjárhagsáætlanir skulu vera í samræmi við form ársreiknings, sbr. fylgiskjal II. Sundurliða skal helstu framkvæmdir og skuldbindingar sem gert er ráð fyrir á tímabilinu. Einnig skal þar koma fram greinargott yfirlit um fjárheimildir sveitarfélagsins.

Fjárhagsáætlun skulu fylgja upplýsingar um þær forsendur sem byggt er á. Fjárhagsáætlun til fjögurra ára skal vera á áætluðu verðlagi hvers árs þar sem byggt er á rökstuddum forsendum sveitarfélagsins um áhrif áætlaðra verðlags- og magnbreytinga á rekstur og efnahag sveitar­félagsins. Þrátt fyrir framangreint ákvæði er heimilt vegna þriggja ára fjárhagsáætlunar um rekstrar­tekjur og rekstrargjöld að miða eingöngu við magnbreytingar en aðrir liðir fjárhags­áætlunar­innar skulu eftir sem áður taka mið af áætlaðri þróun verðlags yfir fjögurra ára tímabil þar sem við á. Við vinnslu fjárhagsáætlunar skal stuðst við niðurstöður þjóðhagsspár Hagstofu Íslands þar sem við á.

Samhliða gerð fjárhagsáætlunar til fjögurra ára skulu sveitarfélög sundurliða áætlaðan rekstur sinn að lágmarki í samræmi við fylgiskjal II - E og vegna fjárhagsáætlunar næsta árs í samræmi við fylgi­skjal II - F.

18. gr.

Viðaukar við fjárhagsáætlun.

Óheimilt er að víkja frá fjárhagsáætlun næstkomandi árs nema sveitarstjórn hafi áður samþykkt viðauka við áætlunina, sbr. 2. mgr. 63. gr. sveitarstjórnarlaga. Á þetta við um hvers kyns ákvarðanir, samninga eða aðrar fjárhagslegar ráðstafanir sem hafa í för með sér breytingar á tekjum, útgjöldum, skuldbindingum eða tilfærslur milli liða í fjárhagsáætlun í þegar samþykktri áætlun. Viðauki er ekki gildur nema hann feli einnig í sér útfærða ákvörðun um það hvernig þeim útgjöldum eða tekjulækkun sem gert er ráð fyrir verði mætt. Á það einnig við þótt heildarútgjöld eða heildartekjur breytist ekki vegna samþykktar hans.

Í tillögu til sveitarstjórnar að viðauka við fjárhagsáætlun skal því lýst hvaða breyttu forsendur kalli á breytingu á áætluninni og í hverju breytingin felist. Í fylgiskjali III er að finna nánari leiðbeiningar vegna gerðar viðauka við fjárhagsáætlun auk leiðbeinandi forms um hvernig breytingin er útfærð. Þar eru einnig tilgreind þau tilvik þar sem tilfærslur innan málaflokka/liða eru heimilar án þess að fyrir liggi samþykktur viðauki, sbr. 4. mgr. 63. gr. sveitarstjórnarlaga.

IV. KAFLI

Ársreikningur sveitarfélaga.

19. gr.

Ársreikningur.

Gera skal ársreikning fyrir sveitarsjóð, stofnanir sveitarfélagsins og fyrirtæki þess. Jafnframt skal gera samstæðureikning fyrir sveitarfélagið, þ.e. sveitarsjóð, stofnanir þess og fyrirtæki með sjálf­stætt reikningshald, sbr. 60. gr. sveitarstjórnarlaga. Ársreikningur skal gerður samkvæmt lögum um ársreikninga, reglum settum samkvæmt þeim lögum og sveitarstjórnarlögum, sem og góðri reikningsskilavenju.

Í ársreikningi skal koma fram samanburður við neðangreint í samræmi við fylgiskjal II:

1. ársreikning undanfarins árs,
2. upphaflega fjárhagsáætlun ársins,
3. fjárhagsáætlun ársins ásamt viðaukum.

20. gr.

Eignarhlutir í öðrum félögum.

Í samanteknum reikningsskilum sveitarfélags skal beitt hlutdeildaraðferð við meðhöndlun eignar­hluta og afkomu hlutdeildarfélaga.

Eignarhlutar í eigu A-hluta skulu færðir til eignar á kostnaðarverði, sbr. III. kafla laga um árs­reikn­inga. Í reikningsskilum A-hluta er eigi heimilt að beita hlutdeildaraðferð við meðhöndlun eignar­hluta og afkomu fyrirtækja sveitarfélaga þar sem fyrst og fremst er verið að draga fram ráðstöfun skatttekna.

Byggðasamlög sveitarfélags sem falla undir B-hluta þess skulu í samanteknum reikningsskilum meðhöndluð á sama hátt og fyrirtæki sveitarfélags. Í skýringum ársreiknings sveitarfélags skal þó sérstaklega gerð grein fyrir hlutdeild sveitarfélagsins í heildareignum og heildarskuldum byggða­samlagsins.

Um reikningsskil dóttur- og hlutdeildarfélaga fyrirtækja sveitarfélags fer eftir lögum um bókhald og ársreikninga.

21. gr.

Rekstrarframlög til fyrirtækja sveitarfélaga.

Hafi sveitarfélag falið fyrirtækjum sínum að sjá um lögbundin verkefni eða önnur venjubundin verkefni sveitarfélaga ber aðalsjóði að reikna og færa árlega framlag til viðkomandi fyrirtækja til þess að mæta rekstrarhalla þeirra. Þetta á við þegar um viðvarandi rekstrarhalla er að ræða og starfsemi viðkomandi fyrirtækis er ekki í samkeppnisrekstri. Framlagið færist til gjalda á við­komandi málaflokk í aðalsjóði og til tekna sem rekstrarframlag hjá viðkomandi fyrirtæki. Dæmi um slík fyrirtæki eru hafnarsjóður, veitur og félagslegar þjónustustofnanir.

22. gr.

Óreglulegir liðir.

Útgjöld eða tekjur sveitarfélags sem ekki falla undir venjulegan rekstur þess skal sýna sem óreglu­lega liði, enda hafi þau veruleg áhrif á afkomu sveitarfélags og skekki samanburð milli ára og milli sveitarfélaga. Útgjöld eða tekjur eru skilgreind sem óreglulegur liður þegar eftirfarandi þrjú skil­yrði eru öll uppfyllt:

1. Liðurinn er ekki í greinilegum tengslum við hefðbundna starfsemi sveitarfélagsins.
2. Liðurinn er þess eðlis að ekki er gert ráð fyrir að hann eigi sér stað oft eða með reglu­bundnum hætti.
3. Liðurinn felur í sér verulega fjárhæð með tilliti til rekstrarumfangs viðkomandi sveitarfélags.

Dæmi um óreglulega liði eru verulegur hagnaður/tap af sölu hlutabréfa í fyrirtækjum sem ekki tengjast beint starfsemi sveitarfélags og verulegur hagnaður/tap af sölu varanlegra rekstrar­fjármuna, enda sé um að ræða eignir sem óvenjulegt er að sveitarfélagið selji.

23. gr.

Form ársreiknings og sundurliðunarbók.

Ársreikningur skal vera á því formi sem sýnt er í fylgiskjali II.

Samhliða gerð ársreiknings skulu sveitarfélög sundurliða rekstur sinn í sérstakri sundurliðunarbók með þeim hætti að lágmarki sem fram kemur í fylgiskjali II - E og F.

24. gr.

Skýringar í ársreikningi.

Í skýringum í ársreikningi skal m.a. gera grein fyrir þeim reikningsskilaaðferðum sem beitt er við gerð ársreikningsins og öðrum þeim atriðum sem nauðsynleg eru við mat á afkomu og fjár­hags­stöðu sveitarfélagsins, þar með talið yfirlit um fjárhagslegar skuldbindingar þess.

V. KAFLI

Ýmis ákvæði.

25. gr.

Gildistaka.

Reglugerð þessi, sem sett er á grundvelli 75. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011, öðlast gildi þann 1. janúar 2016. Jafnframt falla úr gildi reglugerð nr. 944/2000 með síðari breytingum, auglýsing nr. 414/2001 með síðari breytingum og auglýsing nr. 790/2001 með síðari breytingum.

Innanríkisráðuneytinu, 11. desember 2015.

Ólöf Nordal.

Ragnhildur Hjaltadóttir.

Fylgiskjöl.
(sjá PDF-skjal)